Bremen Tussi

Beim Einkaufen im Supermarkt oder in der Boutique hat jeder schon einmal das Piepsen gehört oder den roten Scanner gesehen. Doch die komplexen Systeme, die im Hintergrund agieren und deren Nutzen, kennt an sich kaum kein Mensch. Was genau diese Warenwirtschaftssysteme sind, soll nachfolgend erläutert werden.

Wissen, dass etwas verkauft wird

Ein Warenwirtschaftssystem setzt nicht im Verkauf an, vielmehr wird mit einem Warenwirtschaftssystem der gesamte Warenfluss innerhalb einer Firma dokumentiert. Angefangen wird schon bei der Bestellung. Sie wird elektronisch an die Lieferanten geschickt und dann wird die Ware bei Lieferung erfasst. Wenn dann die bestellte Menge mit der gelieferten Menge gleich ist, muss danach beim Rechnungseingang keine Prüfung der Rechnung mehr stattfinden. Es folgt einzig eine Freigabe der Rechnung. Abhängig vom Verkauf erhalten Filialen gewisse Mengen, aber sie können auch Waren nachbestellen. Das alles hat außerdem den Nutzen, dass die Filiale über die Büro Software durch die zentrale Warenerfassung laufend die Verfügbarkeit des Artikels sehen kann. Und Kunden, die den Artikel in der Filiale nicht finden, können darüber eine Information bekommen in welcher anderen Filiale dieser zu finden ist. Lebensmitteldiscounter gehen sogar noch eine Stufe weiter. Da sind ins Warenwirtschaftssystem Bestellstufen eingerichtet. Ein Warenwirtschaftssystem löst automatisiert die Bestellung aus, wenn die Ware unter eine bestimmte Grenze in der Filiale fällt. Diese wird bei permanent verkauften Artikeln auch nicht mehr freigegeben, sondern unverzüglich an den Lieferanten gemeldet. Die exakte Bestellmenge ist genau definierbar, da die Büro Software die Umschlagsgeschwindigkeit auch auf der Basis von Werten des Vorjahres errechnet. Das bringt den Vorteil für den Handel von geringeren Lagermengen und besser bestimmbaren Bestellmengen. Große Handelshäuser sparen so jährlich Millionen.

Was können die Warenwirtschaftssysteme noch?

Sämtliche Daten über einen Artikel kennt ein Warenwirtschaftssystem. So kann eine Filiale oder Abteilung den Gesamtumsatz einsehen, eine Firma kann einsehen wie gut sich ein Artikel verkauft und Umsatzzahlen gehen direkt zur Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme sind zudem nützlich bei Inventuren, die durch sie beschleunigt werden. Es wird nach Stichproben gezählt, der Handel macht schon lange keine Vollzählungen der Artikel mehr. Diese werden dann mit den Infos aus der Warenwirtschaft ergänzt, so dass die Inventur schnell vonstattengehen kann.